Người lao động khi tham gia vào các quan hệ lao động, người lao động sẽ có một mã số bão hiểm xã hội để ghi nhận quá trình đóng BHXH, làm căn cứ để thanh toán các khoảng BHTN và những khoảng có liên quan.
Tuy nhiên trong một số trường hợp người lao động có thể có từ 02 sổ BHXH trở lên. Do đó, dể thuận tiện trong việc quản lý,ghi nhận quá trình đóng, hưởng bảo hiểm một cacsch dễ dàng nên các chủ thể cần thiết phải gộp sổ BHXH.
Căn cứ tại Khoản 4 Điều 46 QĐ 595/QĐ-BHXH: “Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.
Hồ sơ, thủ tục gộp sổ BHXH:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Theo khoản 31 Điều 1 Quyết định 505 sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 27 Quyết định 595, hồ sơ gộp sổ BHXH bao gồm:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, Bảo hiểm y tế (BHYT)
– Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).
Bước 2: Nộp hồ sơ
Người lao động sau khi chuẩn bị đẩy đủ các giấy tờ nêu trên thì nộp hồ sơ cho người sử dụng lao động tại đơn vị nơi mình đang làm việc hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi tham gia bảo hiểm.
Bước 3: Giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH
Thời gian giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
+ Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết (theo khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH).
Tuy nhiên, người lao động cần lưu ý thêm các trường hợp gộp sổ BHXH dưới đây:
– Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau, thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu, hủy mã số sổ BHXH đã gộp.
– Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau thì cơ quan BHXH lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động.
– Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN… (khoản 67 Điều 1 Quyết định 505 sửa đổi, bổ sung tiết e Điểm 3.1 Khoản 3 Điều 43 Quyết định 595)