Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Nghị định 45/2020/NĐ-CP đều quy định bản sao và bản sao điện tử “có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch” nhưng khi sử dụng bản sao, người cung cấp bản sao và người tiếp nhận bản sao giấy tờ đều cần phải hiểu rõ giá trị sử dụng và giá trị chứng cứ của bản sao để áp dụng đúng và cần lưu ý những điểm sau:
– Việc chứng nhận một bản sao đúng với bản chính là để chứng mình rằng, tại thời điểm chứng nhận, có tồn tại một bản chính với nội dung chính xác như nội dung của bản sao.
– Không có quy định về thời hạn sử dụng của bản sao mà chúng ta nghĩ có thể sử dụng bản sao mãi mãi, không cần chứng thực lại.
– Không phải lúc nào cũng cần đến bản sao được chứng thực từ bản chính không thể thay thế được bản chính trong nhiều trường hợp, ví dụ như trường hợp phải xuất trình để chứng minh tinh hợp pháp của giao dịch khi công chứng hoặc trường hợp phải xuất trình như một chứng cứ để chứng minh trước tòa án.
Như vậy: Văn bản, giấy tờ được lập hay được cấp thì cũng đều là một loại chứng cứ để chứng minh cho các tình tiết, sự kiện pháp lý. Cho dù là bản chính hay bản sao thì chúng ta nên quan tâm đến giá trị chứng cứ của giấy tờ để có cách sử dụng hợp lý.